Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań do nawiązywania stosunków gospodarczych bez fizycznej obecności klienta było w ostatnich latach niezmiernie ważne, szczególnie w kontekście ograniczeń wywołanych pandemią Sars Cov-2. Pomimo tego, że takie rozwiązania istniały już wcześniej, a Urząd Komisji Nadzoru Finansowego wydał odpowiednie stanowisko, to dopiero pandemia spowodowała, że instytucje finansowe mocniej zainteresowały się możliwościami zdalnej identyfikacji wykorzystującej smartfony oraz nowe technologie (np. OCR, ML). Dzięki temu przynajmniej od 2019 r. dużo część z nich wdrożyła rozwiązania wideoweryfikacji przy otwieraniu rachunków. Jednocześnie coraz wyraźniej widać trend zmniejszania ilości fizycznych oddziałów.
Oczekiwania Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego – 2019
Stanowisko UKNF z czerwca 2019 r. na temat identyfikacji i weryfikacji tożsamości klientów w oparciu o metodę wideoweryfikacji wyjaśnia oczekiwania, jakie muszą być spełnione przy wdrażaniu tej formy onboardingu klientów.
Szczególny nacisk położono na:
- Przygotowanie instytucji do wdrożenia tego rodzaju identyfikacji
- Analizę potencjalnych ryzyk (związanych z modelem biznesowym, technologią i operacyjnych)
- Możliwe do zastosowania środki przeciwdziałające zidentyfikowanym ryzykom
Autorzy opracowania podkreślają, że wykorzystanie usług wideoweryfikacji powinno wiązać się ze stosowaniem wzmożonych środków bezpieczeństwa w celu minimalizacji błędnej identyfikacji klienta (np. weryfikacja tożsamości w bazach danych PESEL, RDO, sprawdzenie czy osoba działa samodzielnie).
Co oczywiste, to na instytucji spoczywa ryzyko wynikające ze zastosowania nowej formy identyfikacji klientów. Dlatego jej wdrożenie należy poprzedzić etapem testowania, edukacji pracowników operacyjnych w instytucjach, szerokimi konsultacjami oraz ciągłym nadzorem skutkującym bieżącym przeglądem procedur i procesów.
Stanowisko Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego dotyczące prawidłowej identyfikacji – 2023
Lekturę stanowiska warto zacząć od końca, ponieważ UKNF wyraża oczekiwanie, że podmioty nadzorowane będą stosować dobre praktyki związane z wykorzystaniem rozwiązań w zakresie zdalnego nawiązywania relacji z klientami.
UKNF oczekuje także, że przeprowadzą one analizę dostosowania do wymogów stanowiska oraz, bez zbędnej zwłoki, wprowadzą odpowiednie zmiany w procesach, praktykach i regulacjach wewnętrznych.
Oznacza to że Urząd, w ramach działań inspekcyjnych, dokonał weryfikacji wybranych wdrożeń oraz zidentyfikował obszary, które wymagają poprawy.
Dużo uwagi poświęcono również bieżącej weryfikacji i aktualizacji polityki, strategii i procedur oraz problematyce analizy ryzyka i jego oceny, w tym prowadzenia bieżącego monitoringu tego jak funkcjonuje proces wideoweryfikacji klientów.
Podkreślono również rolę i szczególne obowiązki ciążące na wyznaczonych osobach zajmujących kierownicze stanowiska i odpowiedzialnych za zapewnienie zgodności działalności instytucji z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AMLRO). Takie osoby powinny zapewnić skuteczne wdrażanie dokumentów (np. procedur, polityk, strategii) oraz dokonywać ich przeglądów i aktualizacji.
Niedostosowanie się do dobrych praktyk może być powodem wydania przez Urząd zaleceń obejmujących podjęcie określonych działań w celu przestrzegania regulacji lub ograniczenia ryzyka w działalności podmiotu. Oprócz wydania takich zaleceń ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy daje podstawę do nałożenia na podmiot i na AMLRO kary pieniężnej w wysokości do 1.000.000 zł, w przypadku braku realizacji obowiązków.
Oznacza to, że podmioty wykorzystujące narzędzia z zakresu wideoweryfikacji lub zamierzające je wykorzystać powinny niezwłocznie dokonać ich weryfikacji, aby uniknąć potencjalnych negatywnych skutków prawnych.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
