Ustawa o ochronie sygnalistów[1] została opublikowana 24 czerwca 2024r. i wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy, czyli 25 września 2024r.[2] Już teraz jednak przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania do wdrożenia odpowiedniej procedury przyjmowania zgłoszeń sygnalistów.
Cel ustawy
Ustawa wdraża do polskiego porządku prawnego unijne regulacje dotyczące ochrony sygnalistów[3].
Kogo dotyczy
- Procedury dotyczące sygnalistów powinien wprowadzić każdy podmiot, dla którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób[4] (według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku)
- Obejmuje to pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli te nie zatrudniają innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia
Czego może dotyczyć zgłoszenie sygnalisty
- Sygnalista może zgłaszać naruszenia prawa, czyli działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście, w zakresie m.in.:
-
- Korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela
-
Czy przedsiębiorcy mogą rozszerzyć katalog naruszeń
- Tak, wprowadzając dodatkowo możliwość sygnalizowania naruszeń dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych obowiązujących w danej firmie
- Na etapie prac nad Ustawą, z katalogu naruszeń zgłaszanych przez sygnalistów usunięto kwestie dotyczące prawa pracy. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca rozszerzył ustawowy katalog naruszeń i umożliwił zgłaszanie ich także w kwestiach pracowniczych
Kto jest sygnalistą
Sygnalistą jest każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant.
Ochrona sygnalisty
- Zakazane są działania odwetowe wobec sygnalisty, jak również próby lub groźby zastosowania takich działań
- W Ustawie znajdziemy przykładowy katalog działań odwetowych
- W razie sporu to pracodawca musi udowodnić, że podjęte wobec sygnalisty działanie nie jest działaniem odwetowym
- Sygnalista, który doświadczył działań odwetowych może żądać odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub zadośćuczynienia
- Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, którą zgłasza jest prawdziwa i że stanowi sygnał o naruszeniu prawa
Odpowiedzialność sygnalisty
Każdy, kto poniósł szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od sygnalisty.
Obowiązki przedsiębiorców
- Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych
- Konsultacja procedury ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę (jeśli nie ma związków)
- Ogłoszenie procedury (wejście w życie 7 dni po ogłoszeniu)
- Ustalenie sposobu, w jaki sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia (tzw. kanały zgłoszeń)
- Wyznaczenie jednostki / osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń
- Wyznaczenie jednostki / osoby upoważnionej do podejmowania działań następczych
- Potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia – w terminie 7 dni od otrzymania
- Przekazywanie informacji zwrotnej sygnaliście – w ciągu max 3 miesięcy
- Zapewnienie ochrony danych osobowych, stosownych upoważnień w zakresie przetwarzania danych oraz informacji o przetwarzaniu danych
- Prowadzenie rejestru zgłoszeń
- Przechowywanie danych osobowych oraz informacji w rejestrze zgłoszeń przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze
Anonimowe zgłoszenia
Anonimowe zgłoszenia są dopuszczalne – o ile dopuszcza je procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Sankcje karne
Za uniemożliwienie lub istotne utrudnienie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, ujawnianie tożsamości w/w osób, nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidziana jest odpowiedzialność karna.
Praktyczne wyzwania
- Wdrażając ustawę o sygnalistach w organizacji warto zaplanować:
-
- Wybór przedstawicieli zatrudnionych na potrzeby wprowadzenia procedury
- Ujednolicenie wewnętrznych procedur (w tym procedur compliance, antykorupcyjnych, antymobbingowych, etc.)
- Dostosowanie lokalnych procedur sygnalistów do polityk grupowych
- Wybór kanałów zgłoszeń dopasowanych do specyfiki firmy
- Wyznaczenie osób lub działów odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń sygnalistów
- Możliwość zaangażowania zewnętrznych dostawców usług na potrzeby organizacji przyjmowania zgłoszeń
- Możliwość korzystania ze wspólnych zasobów w ramach grupy
-
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
[1] Ustawa z 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928)
[2] Niektóre przepisy, w szczególności dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, wejdą w życie od 25 grudnia 2024r.
[3] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
[4] Przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych mają zastosowanie do niektórych podmiotów bez względu na liczbę zatrudnionych (np. podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska
