Najnowsze zmiany w Kodeksie pracy

4 kwietnia 2023r. została ogłoszona ustawa z 9 marca 2023r. nowelizująca Kodeks pracy. Zmiany wejdą w życie po 21 dniach, czyli 26 kwietnia 2023 r.

Wdrożenie unijnych dyrektyw

Najnowsze zmiany w Kodeksie pracy mają na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego unijnych dyrektyw: tzw. dyrektywy work life balance[1] oraz dyrektywy w sprawie przejrzystych warunków pracy[2].

Celem nowych regulacji jest w szczególności zapewnienie przejrzystości, co do warunków pracy oraz poprawa warunków życia i pracy.

Zmiany w umowach na okres próbny

Długość okresu próbnego nie ulegnie zmianie i nadal będzie wynosiła maksymalnie 3 miesiące.

Z przypadku jednak, gdy po okresie próbnym pracodawca zamierza zawrzeć umowę o pracę na czas określony, długość okresu próbnego powinna być współmierna do przewidywanego czasu trwania umowy i nie może przekraczać:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy
• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy

Już zatem na etapie zawierania umowy na okres próbny pracodawca będzie musiał określić planowaną długość umowy po jego zakończeniu i odpowiednio do tych planów ustalić jego długość. W konsekwencji, w umowie o pracę na okres próbny nieprzekraczający 2 miesięcy będzie wskazywany okres, na który strony będą miały zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku zamiaru zawarcia takiej umowy na okres krótszy niż 12 miesięcy.

Nowością jest również możliwość przedłużenia okresu próbnego o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności (np. choroby).

W umowie o pracę strony będą mogły również uzgodnić jednokrotne wydłużenie okresu próbnego (maksymalnie o jeden miesiąc), jeśli okaże się to uzasadnione z uwagi na rodzaj pracy. W niektórych przypadkach bowiem sprawdzenie kwalifikacji pracownika (a taki jest główny cel okresu próbnego) może wymagać więcej czasu.

Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem będzie dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy pracownik miałby być zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy. Nowelizacja likwiduje możliwość ponownego zatrudnienia na okres próbny w celu wykonania tego samego rodzaju pracy po trzech latach od wygaśnięcia lub rozwiązania poprzedniej umowy.

Prawo do jednoczesnego zatrudnienia u innego pracodawcy

Zarówno Konstytucja RP, jak i kodeks pracy zawierają postanowienia dotyczące zasady wolności pracy (w szczególności prawo do swobodnie wybranej pracy zgodnie z art. 10 kodeksu pracy).

Nowelizacja kodeksu pracy wprowadza natomiast wyraźny przepis, zgodnie z którym pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy.

Zakaz ten nie będzie miał zastosowania w przypadku zawarcia umowy o zakazie konkurencji. Pracodawca będzie mógł wymagać od pracownika rezygnacji z dodatkowego zatrudnienia u innego podmiotu tylko wówczas, gdy to dodatkowe zatrudnienie naruszałoby zakaz konkurencji.

Sam fakt podejmowania pracy u innego pracodawcy nie będzie też mógł być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika, w szczególności nie będzie mógł stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przygotowanie do takiego wypowiedzenia lub rozwiązania albo przyczyną zastosowania działania mającego skutek równoważny do rozwiązania umowy o pracę.

Szerszy zakres danych w umowie o pracę

Zmianie ulegnie katalog minimalnych informacji, jakie powinny być zawarte w umowie o pracę.

W szczególności pracodawca powinien informować w umowie o adresie swojej siedziby.

Rozbudowane muszą też zostać postanowienia umowy o pracę na okres próbny. W umowie na okres próbny:

• Należy wskazać czas jej trwania lub dzień jej zakończenia
• Należy wskazać okres, na który strony zamierzają zawrzeć umowę na czas określony po zakończeniu okresu próbnego jeśli jest on krótszy niż 12 miesięcy
• Można wskazać możliwość przedłużenia okresu próbnego, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy (maksymalnie o 1 miesiąc)
• Można również przewidzieć możliwość przedłużenia okresu próbnego o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności.

Rozszerzenie zakresu informacji o warunkach zatrudnienia pracownika

Istotnej zmianie ulegną obowiązki pracodawcy w zakresie informowania o warunkach zatrudnienia. Katalog informacji przekazywanych przez pracodawcę nowo zatrudnianym pracownikom ulegnie rozszerzeniu.

Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (dotychczas 7 dni od zawarcia umowy o pracę) pracodawca poinformuje pracownika o:

• Obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
• Obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy
• Przysługujących pracownikowi przerwach w pracy
• Przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku
• Zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią
• W przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę
• W przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy
• Innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych
• Wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania
• Obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia
• Prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy
• Układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji
• W przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca powinien poinformować o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy (tj. Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub odpowiedni zagraniczny zakład ubezpieczeń społecznych, do którego odprowadzane są składki) oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Pracodawca będzie informował pracownika również o Pracowniczych Planach Kapitałowych.

O każdej zmianie adresu swojej siedziby pracodawca powinien poinformować pracowników w terminie 7 dni od zmiany adresu.

Uproszczeniem dla pracodawców ma być możliwość przekazywania pracownikom informacji w formie elektronicznej (np. e-mailem lub przez umieszczenie informacji na dysku).

Obowiązek przekazania rozszerzonego katalogu informacji dotyczy nowych pracowników, tj. zatrudnianych po wejściu w życie ustawy, czyli po 26 kwietnia 2023r. Dotychczasowi pracownicy będą jednak mogli wystąpić do pracodawcy z wiążącym żądaniem przekazania rozszerzonego katalogu informacji. Pracodawca będzie wówczas zobowiązany do przekazania informacji w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Dodatkowe informacje będą również musiały zostać przekazane pracownikowi przed wyjazdem służbowym za granicę na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie (w szczególności czasu pobytu, waluta wynagrodzenia, warunki powrotu).

Dodatkowe obowiązki informacyjne pracodawcy

W ramach wdrożenia dyrektywy w zakresie przejrzystości i przewidywalności warunków pracy nowelizacja kodeksu pracy nakłada na pracodawców obowiązek informowania wszystkich pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy:

• O możliwościach awansu oraz
• Wolnych stanowiskach pracy

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy będzie mógł raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o:

• Zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub
• Bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Pracodawca nie będzie związany wnioskiem pracownika, ale powinien go w miarę możliwości uwzględnić.

Wniosek pracownika powinien zostać przez pracodawcę przeanalizowany, z uwzględnieniem potrzeb pracodawcy i pracownika. Odpowiedzi na wniosek należy udzielić w terminie 1 miesiąca, wskazując, w razie nieuwzględnienia, przyczyny odmowy.

Zarówno wniosek pracownika, jak i odpowiedź pracodawcy mogą mieć formę pisemną lub elektroniczną (np. e-mail).

Dodatkowe przerwy

W ramach wdrażania rozwiązań zmierzających do poprawy warunków zatrudnienia, zmianie ulegną zasady dotyczące przerw w pracy. Zgodnie z dotychczasowymi zasadami, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy.

Nowelizacja kodeksu pracy przewiduje wprowadzenie dodatkowych przerw wliczanych do czasu pracy:

• Drugiej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, jeżeli dobowy wymiar pracy pracownika jest dłuższy niż 9 godzin pracy
• Trzeciej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika jest dłuższy niż 16 godzin.

Dodatkowe przerwy pracy mają służyć lepszej regeneracji pracownika, nie mogą być zatem kumulowane, a ich wykorzystanie jest obowiązkiem pracownika.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Nowością jest możliwość skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Zwolnienie będzie obejmowało 2 dni (lub 16 godzin) w ciągu roku kalendarzowego, z zachowaniem prawa do 50 proc. wynagrodzenia obliczanego  jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.

Wniosek pracownik powinien zgłosić w formie pisemnej lub elektronicznej (np. e-mailem) najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Urlop opiekuńczy

Nowelizacja wprowadza nowy rodzaj urlopu – urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym.

Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowa prawa do wynagrodzenia, jednak okres korzystania z urlopu opiekuńczego będzie wliczał się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Urlop opiekuńczy ma na celu umożliwienie pracownikowi zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia członkom rodziny (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) lub osobie zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Urlop ten będzie mógł być wykorzystany jednorazowo albo w częściach i będzie udzielany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

We wniosku pracownik będzie wskazywał:

• Dane osoby wymagającej opieki / wsparcia
• Przyczynę konieczności zapewnienia przez pracownika osobistej opieki lub wsparcia (we wniosku nie będą podawane szczegółowe informacje o stanie zdrowia osoby, której pracownik zapewnia osobistą opiekę)
• Stopień pokrewieństwa
• Adres zamieszkania, w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny (w celu potwierdzenia, że osoba niebędąca członkiem rodziny zamieszkuje z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym).

Uprawnienia rodzicielskie a godziny nadliczbowe

Zgodnie z aktualnym brzmieniem Kodeksu pracy, pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, jak również delegować poza stałe miejsce pracy.

Nowelizacja rozciąga te uprawnienia na pracowników wychowujących dziecko do 8. roku życia.

Wniosek o elastyczną organizację pracy

Pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy.

Elastyczna organizacja oznacza: pracę zdalną, przerywany czas pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy, obniżenie wymiaru czasu pracy.

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika, ale powinien go rozpatrywać uwzględniając zarówno potrzeby pracownika, jak i potrzeby i możliwości własne, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W terminie 7 dni od złożenia wniosku pracodawca powinien poinformować pracownika o uwzględnieniu wniosku lub przyczynach odmowy.

Urlop rodzicielski – wydłużenie wymiaru oraz wprowadzenie nieprzenoszalnej części

Nowelizacja Kodeksu pracy wydłuża wymiar urlopu rodzicielskiego:

• do 41 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka (zamiast dotychczasowych 32 tygodni)
• do 43 tygodni w przypadku porodu mnogiego (zamiast dotychczasowych 34 tygodni).

Rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie stwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, będą mieli prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem w wymiarze do:

• 65 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka
• 67 tygodni – w przypadku porodu mnogiego.

Wprowadzono również zasadę, zgodnie z którą każdemu z pracowników – rodziców dziecka będzie przysługiwało wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wyżej określonego wymiaru urlopu. Prawa tego nie będzie można przenieść na drugiego z rodziców dziecka – ta część urlopu będzie nieprzenoszalna.

Urlop rodzicielski będzie mógł być udzielany jednorazowo lub w częściach (nie więcej jednak niż w 5 częściach), nie później niż do ukończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

Skrócony okres na skorzystanie z urlopu ojcowskiego

Wymiar urlopu ojcowskiego nie ulega zmianie – nadal będzie wynosił 2 tygodnie. Skróceniu natomiast ulegnie okres, w którym pracownik może skorzystać z urlopu ojcowskiego, tj.:

• Do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia (dotychczas 24 miesiąca) albo
• Upływu 12 miesięcy (dotychczas 24 miesięcy) od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Nowe zasady wypowiadania umów na czas określony

Dotychczas pracodawcy nie mieli obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia umowy na czas określony. Brak było również obowiązku konsultacji związkowej, jak również brak możliwości ubiegania się o przywrócenie do pracy. Konsekwencją była zatem słabsza ochrona praw pracownika w przypadku tego typu umów.

W związku z tym Komisja Europejska wskazywała na nieuzasadnione nierówne traktowanie w zakresie warunków wypowiadania umów o pracę pracowników zatrudnionych na czas określony w porównaniu z pracownikami zatrudnionymi na czas nieokreślony.

Nowelizacja wprowadza zasadniczą zmianę w tym zakresie. Pracodawca będzie miał obowiązek:

• Uzasadniać rozwiązanie umowy zawartej na czas określony
• Przeprowadzać konsultacje związkowe także w razie zamiaru wypowiedzenia umowy na czas określony.

W przypadku ustalenia przez sąd, że rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony jest nieuzasadnione lub niezgodne z prawem, sąd będzie mógł przywrócić pracownika do pracy (albo zasądzić odszkodowanie, jeśli okres do upływu umowy na czas określony jest zbyt krótki).

Ochrona przed niekorzystnym traktowaniem w zatrudnieniu z powodu korzystania z uprawnień pracowniczych

Skorzystanie przez pracownika z uprawnień przysługujących z tytułu naruszeń przepisów prawa pracy, w tym zasady równego traktowania w zatrudnieniu, nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika. Zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Pracownik, który skorzystał z uprawnień i jego prawa zostały naruszone przez pracodawcę ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przyczyny uzasadniającej przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę nie może stanowić:

• Wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o zmianę formy umowy i bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy
• Dodatkowe zatrudnienie (na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej u innego pracodawcy), chyba że ograniczenia w tym zakresie wynikają z odrębnych przepisów albo dodatkowe zatrudnienie narusza obowiązujący pracownika zakaz konkurencji
• Dochodzenie przez pracownika informacji dodatkowych na temat warunków zatrudnienia
• Skorzystanie z prawa zwrotu kosztów szkolenia oraz wliczenia czasu szkolenia do czasu pracy.

W razie sporu będzie miał zastosowanie odwrócony ciężar dowodu, co oznacza, że to pracodawca będzie zobowiązany udowodnić, że wypowiadając umowę o pracę nie kierował się w/w powodami.

Jeśli pracownik uważa, że przyczyną rozwiązania umowy o pracę na okres próbny są w/w powody może w terminie 7 dni od wypowiedzenia umowy przez pracodawcę złożyć wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy. Pracodawca zobowiązany jest odpowiedzieć w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.

Rozszerzona ochrona pracowników – rodziców

Wzmocniona zostanie ochrona pracowników – rodziców.

W okresie:

• Ciąży oraz urlopu macierzyńskiego

a także od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie:

• Urlopu macierzyńskiego albo jego części
• Urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części
• Urlopu ojcowskiego albo jego części
• Urlopu rodzicielskiego albo jego części

do dnia zakończenia tego urlopu, pracodawca nie będzie mógł:

• Prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem
• Wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z tą pracownicą lub tym pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z ich winy i reprezentująca pracownicę lub pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy.

W/w ochrona zaczyna obowiązywać na:

• 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu macierzyńskiego oraz części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego
• 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu rodzicielskiego albo jego części
• 7 dni przed rozpoczęciem urlopu ojcowskiego albo jego części.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami

Anna Gwiazda

[1] dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE L 188 z 12.07.2019, str. 79)

[2] dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE L 186 z 11.07.2019, str. 105)