Rozwój technologiczny w dziedzinie prawa podatkowego jest już nieunikniony. Rewolucyjne zmiany kształtują nową rzeczywistość, w której muszą odnaleźć się zarówno przedsiębiorcy, jak i organy skarbowe. Dlatego po wprowadzeniu Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), nadchodzi czas na kolejny skok w przyszłość – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Sprawdzamy, czy KSeF będzie wyzwaniem, czy jednak pomocą dla przedsiębiorców, przyglądamy się zarówno wadom, jak i zaletom nowego systemu.
Rewolucja podatkowa – Jednolity Plik Kontrolny i Krajowy System e-Faktur
Ustawodawca już dawno zdawał sobie sprawę, że tradycyjne metody poboru podatków nie nadążają za tempem rozwoju. Wprowadzenie JPK było więc jednym z pierwszych naturalnych kroków w kierunku usprawnienia i zautomatyzowania procesów ewidencjonowania zdarzeń podatkowych, przy jednoczesnym zabezpieczeniu interesu skarbu państwa. Nie poprzestano jednak na jednolitym pliku kontrolnym. Kolejnym ma być wprowadzenie KSeFu.
Krajowy System e-Faktur to platforma informatyczna, która umożliwia podatnikom generowanie i udostępnianie ustrukturyzowanych faktur. A te już wkrótce staną się podstawowym i obowiązkowym sposobem na udokumentowanie transakcji.
Obecnie bowiem podatnicy mogą fakultatywnie używać KSeFu.
Zachęcamy do skorzystania z tej możliwości, gdyż w naszej ocenie pozwoli to zminimalizować ryzyko przyszłych błędów. Począwszy od 1 lipca 2024 roku, korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się bowiem obligatoryjne.
Podmioty, które będą obligatoryjnie korzystały z KSeF to:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
- Podatnicy zidentyfikowani do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP
Wyzwania dla przedsiębiorców – proces fakturowania w KSeF i błędy na fakturze
Po przekazaniu projektu do systemu, faktura jest poddana procesowi walidacji, polegającej wyłącznie na sprawdzeniu technicznym. Twórcy systemu wskazują, że ten proces powinien trwać kilka sekund. Niemniej jednak, mamy świadomość, że przy dużym obciążeniu czas oczekiwania może wydłużyć się nawet do godziny. Odrzucenie faktury przez KSeF może wynikać np. z niezgodności struktury pliku z ustalonym wzorcem.
KSeF nie weryfikuje prawidłowości danych pod względem merytorycznym, takim jak np. zgodność podatku VAT. W przypadku wystąpienia błędów, konieczne będzie więc wystawienie faktury korygującej.
Jednak problem przejawia się w przypadku „drobnych” błędów. W KSeF nie występuje bowiem możliwość wystawienia noty korygującej. Dotychczas, w niektórych sytuacjach notę korygującą wystawić mógł nabywca faktury. Nie wymagała ona zaksięgowania i dotyczyła błędów formalnych niewpływających na prawo do odliczenia podatku VAT. Dlatego w przypadku pomyłki na fakturze ustrukturyzowanej, obligatoryjne będzie wystawienie faktury korygującej. A to będzie dodatkowym obowiązkiem dla podatników. Faktury korygujące, podobnie jak podstawowe, będą również wystawiane jako faktury ustrukturyzowane.
Dostosowanie księgowych systemów informatycznych
Wyzwaniem dla przedsiębiorców może być też konieczność dostosowania swojego systemu księgowego do Krajowego Systemu e-Faktur, przede wszystkim w zakresie nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej, co może wiązać się z wysokimi kosztami doradztwa prawno-podatkowego oraz informatycznego.
Ministerstwo Finansów udostępnia jednak bezpłatne narzędzia umożliwiające wystawienie faktur. Alternatywą może być skorzystanie z programów oferowanych przez prywatne firmy, które często zapewniają większą dostępność i dostosowanie do indywidualnych potrzeb konkretnego przedsiębiorcy.
Zalety Krajowego Systemu e-Faktur
KSeF to nie tylko wyzwania.
Korzyści płynące z Krajowego Systemu e-Faktur to przede wszystkim skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłaconego VAT, z 60 do 40 dni. Zoptymalizowany proces oraz szybsza weryfikacja uzasadnienia zwrotu VAT w urzędach skarbowych z pewnością usatysfakcjonują przedsiębiorców. Taka zmiana pozytywnie wpłynie również na płynność finansową firm.
Dodatkowym atutem jest automatyzacja procesów i zabezpieczenie transakcji. Zwiększenie prędkości wymiany danych między kontrahentami pozwoli na udostępnianie faktur odbiorcom praktycznie w czasie rzeczywistym, co przyspieszy procesy biznesowe.
Co więcej, ponieważ KSeF oferuje również usługę przechowywania e-faktur przez 10 lat, eliminuje konieczność indywidualnego archiwizowania tych dokumentów. Taka inicjatywa nie tylko ułatwia zarządzanie, ale także otwiera perspektywę znacznych oszczędności związanych z długoterminowym przechowywaniem dokumentów.
Krajowy System e-Faktur warto już dziś korzystać z tego narzędzia
Wprowadzenie KSeF przynosi korzystne zmiany, przysparzając jednocześnie całkiem sporo wyzwań. Jednym z najważniejszych może być skuteczne wdrożenie systemu w firmie. Ponadto, przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do nowej rzeczywistości – bez not korygujących. Niemniej jednak warto dostrzegać pozytywne aspekty, takie jak skrócenie czasu oczekiwania na zwrot nadpłaconego VAT, automatyzację procesów i zwiększenie bezpieczeństwa transakcji.
Monitorujemy wszelkie informacje związane z KSeF. Bo chociaż na pełne wdrożenie systemu mamy jeszcze trochę czasu, już teraz zachęcamy do kontaktu i dostosowania swojej działalności gospodarczej do istotnych zmian podatkowych, jakie za sobą niesie. Nasz zespół podatkowy jest gotów do pomocy.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
