Umowy w sprawie zamówień publicznych a COVID-19
Nowelizacja ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw („Specustawa”), uchwalona przez Sejm w dniu 28 marca 2020 r., przewiduje istotne zmiany w zakresie umów w sprawie zamówień publicznych, mające na celu kontynuowanie realizacji zamówienia w okresie występowania COVID-19 oraz uniknięcie potencjalnych sporów na tle odpowiedzialności odszkodowawczej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Poniżej przedstawiamy kluczowe zmiany.
Obowiązki stron umowy w sprawie zamówienia publicznego:
- Strony umowy w sprawie zamówienia publicznego zobowiązane są niezwłocznie informować się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy. Strona umowy przekazująca stosowne informacje zobowiązana jest wykazać istnienie związku pomiędzy okolicznościami wywołanymi COVID-19 a niemożliwością należytego wykonania danej umowy. W tym celu strona może posłużyć się oświadczeniami (własnymi lub osób trzecich) lub dokumentami, w tym dokumentami w postaci elektronicznej (np. wiadomością e-mail).
- Jeżeli załączone oświadczenia i dokumenty są niewystarczające do dokonania oceny wpływu okoliczności związanych z COVID-19 na możliwość należytego wykonania umowy, strona umowy zobowiązana do dokonania oceny jest uprawniona do żądania przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów. Możliwe jest również dokonanie samouzupełnienia oświadczeń i dokumentów. Specustawa przewiduje przykładowy katalog okoliczności związanych z występowaniem COVID-19, których mogą dotyczyć oświadczenia i dokumenty składane przez stronę umowy.
- Druga strona umowy ma 14 dni na zajęcie stanowiska wraz z uzasadnieniem odnośnie do wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy. W przypadku uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów termin liczony jest od dnia ich otrzymania przez drugą stronę.
- Jeżeli zamawiający stwierdzi, że okoliczności związane z wirusem COVID-19 wskazane przez wykonawcę wpływają lub mogą wpłynąć na należyte wykonanie danej umowy, uprawniony jest do rozpoczęcia dialogu z wykonawcą w celu uzgodnienia odpowiednich zmian umowy.
Zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego – możliwość dostosowania treści łączącego strony stosunku prawnego do zmian warunków społeczno-gospodarczych wywołanych przez COVID-19:
- Zamawiający może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy w szczególności przez:
a. zmianę terminu wykonania umowy lub jej części lub czasowe zawieszenie wykonania umowy lub jej części – w przypadku pojawienia się przejściowych problemów z wykonaniem umowy, np. zakłócenia w łańcuchu dostaw, braku wystarczającej liczby pracowników;
b. zmianę sposobu wykonania dostawy, usługi lub robót budowlanych – w celu dostosowania pierwotnych wymagań odnośnie do sposobu realizacji zamówienia do ograniczeń wynikających z występowania COVID-19, np. w przypadku braku dostępu do określonej technologii, sprzętu lub materiałów dopuszczalna będzie realizacja przedmiotu zamówienia z zastosowaniem innej technologii, sprzętu lub materiałów. Zmiana sposobu realizacji zamówienia może mieć charakter terminowy lub bezterminowy;
c. zmianę zakresu zamówienia, wraz z jednoczesną odpowiednią zmianą wynagrodzenia – możliwa jest zmiana przejściowa, tj. na okres występowania okoliczności związanych z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 (np. w przypadku dostaw, usług ciągłych lub okresowych), lub zmiana definitywna, polegająca na ostatecznym ustaleniu nowego zakresu zamówienia (np. zmniejszenie zakresu jednorazowej dostawy lub usługi).
- Katalog dopuszczalnych zmian umowy w sprawie zamówienia publicznego ma charakter otwarty.
- Strony umowy są uprawnione do dokonania zmian umowy w sprawie zamówienia publicznego, o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy. Możliwe jest zatem dokonanie kilku zmian umowy, w wyniku których łączny wzrost wynagrodzenia wykonawcy przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy, o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany poszczególną zmianą nie przekroczy tego progu.
- Jeżeli zmiana umowy obejmuje część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy, wykonawca i podwykonawca zobowiązani są do uzgodnienia odpowiedniej zmiany łączącej ich umowy (na warunkach niemniej korzystnych). To samo dotyczy umowy zawartej między podwykonawcą a dalszym podwykonawcą.
Odstąpienie od dochodzenia kar umownych i odszkodowań
Wyłączenie odpowiedzialności zamawiających, w tym zamawiających sektorowych, za odstąpienie od ustalenia i dochodzenia od wykonawców należności (kar umownych i odszkodowania) lub dokonanie zmiany umowy, na zasadach określonych w Specustawie.
Przepisy Specustawy nie ograniczają uprawnień stron umowy w sprawie zamówienia publicznego wynikających z przepisów prawa cywilnego.
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
Aleksander Galos
Radca prawny, Partner w Kochański & Partners
T: +48 660 765 916
E: a.galos@kochanski.pl
Katarzyna Cybulska
Radca prawny, Counsel
T: +48 604 447 524
E: k.cybulska@kochanski.pl