Urlop wypoczynkowy w dobie pandemii
Panująca pandemia wpłynęła nie tylko na organizację systemu pracy pracowników samorządowych, ale także na plany samych pracowników, w tym w szczególności plany urlopowe. Powstaje więc pytanie: czy i jak można zmienić terminy urlopów oraz kto może to zrobić?
Udzielanie urlopu wypoczynkowego
Zasady udzielania i ustalania urlopu wypoczynkowego pracowników samorządowych nie znalazły odrębnego uregulowania w pragmatykach służbowych i w tym zakresie zastosowanie znajdują przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, w jednostce samorządu terytorialnego powinien zostać ustalony plan urlopów, z którego będzie wynikać, kiedy pracownik samorządowy ma skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Taki plan zasadniczo powinien być ustalany na cały rok i przekazywany pracownikom do wiadomości przed rozpoczęciem tego roku. Plan urlopów jest ustalany samodzielnie przez jednostkę samorządową, jednak powinna ona wziąć pod uwagę wnioski pracowników w tym zakresie. Jeśli w jednostce samorządowej nie funkcjonuje plan urlopów, urlop wypoczynkowy jest udzielany indywidualnie, po porozumieniu z pracownikiem samorządowym.
Urlop jest udzielany w celu umożliwienia pracownikowi odpoczynku, zatem nie powinien służyć jako instrument ratowania sytuacji jednostki samorządowej lub sposób na organizację pracy w tej jednostce.
Dopuszczalność przymusowego urlopu wypoczynkowego
W obecnym stanie prawnym brak jest regulacji pozwalającej jednostce samorządowej na jednostronne zobowiązanie pracowników do wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego w związku z wystąpieniem COVID-19. Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego jedynie w dwóch przypadkach:
- Pierwszym z nich jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w trakcie okresu wypowiedzenia. W tym przypadku pracownik może zostać zobowiązany do wykorzystania zaległego, jak i bieżącego urlopu wypoczynkowego. Jeśli więc w okresie pandemii pracownik przebywa na wypowiedzeniu, wtedy też pracodawca (jednostka samorządowa) może mu kazać wykorzystać w tym czasie urlop wypoczynkowy.
- Drugim przypadkiem jest wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego. W myśl art. 168 Kodeksu pracy urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym powinien być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zgodnie z poglądami orzecznictwa i doktryny, pracodawca ma prawo udzielić zaległego urlopu, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody. Jeśli więc pracownikowi samorządowemu przysługuje niewykorzystany urlop za rok 2019 lub poprzednie lata, jednostka samorządowa może skierować pracownika na taki urlop właśnie w okresie pandemii i zgoda pracownika nie jest wtedy potrzebna.
Kwestia skierowania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy ma znaleźć swoje bezpośrednie uregulowanie w przepisach wydanych w związku z COVID-19. Taka propozycja znalazła się bowiem w projekcie tzw. Tarczy 4.0. Proponowane przepisy doprecyzowują, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego / stanu epidemii w związku z COVID-19 pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu zaległego (bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów) w wymiarze do 30 dni. Po uchwaleniu tych przepisów Tarczy 4.0 w takim kształcie, kwestia wykorzystania urlopu zaległego nie będzie już budzić wątpliwości. Nie oznacza to jednak, że dotychczasowe skierowanie pracownika na urlop zaległy było niezgodne z prawem. Powyższe zasady powinny mieć zastosowanie także do pracowników samorządowych.
Zaplanowany urlop a koronawirus
A co zrobić z urlopem, który wypada w trakcie pandemii? Możliwość przesunięcia terminu urlopu zależy od tego, czy urlop ten został już pracownikowi samorządowemu udzielony w drodze ustalonego planu urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem, czy też ostatecznej decyzji o udzieleniu urlopu jeszcze nie ma. W tym drugim przypadku, sprawa jest stosunkowo prosta – urlop nie został jeszcze udzielony, strony stosunku pracy mogą uzgodnić termin tego urlopu dowolnie.
Jeśli natomiast urlop wypoczynkowy został już pracownikowi samorządowemu udzielony i wynika to z planu urlopów lub z porozumienia jednostki samorządowej i pracownika, zasadą jest, że urlop ten powinien być w ustalonym terminie wykorzystany. Kodeks pracy wyjątkowo pozwala na zmiany ustalonego już terminu urlopu.
Przesunięcie urlopu z przyczyn dotyczących jednostki samorządowej
Jednostka samorządowa ma prawo przesunąć zaplanowany urlop pracownika samorządowego, jeśli jest to spowodowane szczególnymi potrzebami jednostki a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Oznacza to, że możliwość przesunięcia urlopu wymaga spełnienia dwóch warunków, tj. wystąpienia szczególnych potrzeb jednostki samorządowej (przyjmuje się, że powinny to być okoliczności nieznane w momencie planowania urlopu i wpływające na funkcjonowanie zakładu pracy) oraz wystąpienia poważnych zakłóceń w toku pracy na skutek nieobecności pracownika samorządowego przebywającego na urlopie wypoczynkowym.
O ile możliwe wydaje się wskazanie, że skutki wystąpienia COVID-19 mogą w określonych sytuacjach uzasadniać konieczność przesunięcia przez pracodawcę urlopu (stanowić te szczególne potrzeby jednostki samorządowej), ważne jest także spełnienie ww. drugiego warunku przesunięcia urlopu. Wątpliwe może być więc żądanie przesunięcia urlopu na skutek okoliczności związanych z pandemią, jeśli nie będzie argumentów za tym, że skorzystanie przez pracownika samorządowego z urlopu w zaplanowanym terminie spowoduje poważne zakłócenia w funkcjonowaniu jednostki samorządowej.
Warto w tym miejscu wskazać, że nawet jeśli spełnione zostaną warunki do przesunięcia urlopu z przyczyn dotyczących jednostki samorządowej, to i tak na takie przesunięcie i ustalenie nowego terminu urlopu jednostka będzie potrzebować zgody pracownika. Wymóg ten wynika z tzw. rozporządzenia urlopowego. Zgodnie bowiem z przepisami tego rozporządzenia termin przesuniętego urlopu powinien zostać uzgodniony z pracownikiem, czyli także pracownikiem samorządowym.
Wniosek pracownika
Pracownik samorządowy może również złożyć wniosek o przesunięcie urlopu na inny termin. Wniosek taki powinien być umotywowany ważnymi przyczynami. Przepisy nie wskazują, co to znaczy „ważna przyczyna” i ocena ważności przyczyny należy do jednostki samorządowej. W aktualnej sytuacji wywołanej COVID-19 za „ważną przyczynę” można uznać niemożność skorzystania z zaplanowanego urlopu na skutek zamkniętych granic państwowych lub ograniczonej działalności branży hotelarskiej.
Złożenie wniosku przez pracownika nie oznacza automatycznie przesunięcia urlopu. Jednostka samorządowa nie jest związana takim wnioskiem i może odmówić zgody na udzielenie urlopu we wskazanym, nowym terminie. Odmowa ta może mieć także związek z COVID-19, np. jednostka samorządowa może nie zgodzić się na przesunięcie terminu urlopu z uwagi na duże zapotrzebowanie na pracę wywołane wystąpieniem pandemii. Jeśli więc jednostka nie zgodzi się na przesunięcie ustalonego już urlopu, to pracownik samorządowy będzie musiał go wykorzystać w uzgodnionym terminie, nawet jeśli termin ten przypada na okres pandemii.
Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego
Okolicznościami, w których jednostka samorządowa jest zobowiązana do przesunięcia urlopu, są przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika samorządowego w pracy. Są nimi w szczególności: czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie związane z chorobą zakaźną czy urlop macierzyński. Powodem, dla którego jednostka samorządowa, jako pracodawca, ma obowiązek przesunięcia zaplanowanego urlopu, jest również wystąpienie obowiązkowej kwarantanny.
Autor:
Anna Golenia
Adwokat, Starszy Prawnik
T: +48 728 432 417
E: a.golenia@kochanski.pl
Artykuł dostępny także na stronie Dziennik Gazeta Prawna