Zaznacz stronę

Projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych i zmiany w k.p.a.

Czy to właściwa odpowiedź na dzisiejsze potrzeby i prawdziwa zmiana w administracji?

 

Dnia 15 kwietnia br. odbyło się pierwsze czytanie rządowego projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych („projekt”). Wejście ustawy w życie skutkować będzie rewolucyjnymi wręcz zmianami w sposobie doręczania i wnoszenia pism przez organy / do organów administracji publicznej.

 

Zasada doręczania korespondencji przez podmioty publiczne z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego

 

Z art. 4 ust. 1 projektu wynika, że zasadą ma być doręczanie przez podmioty publiczne korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. W przypadku, gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie będzie wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji nastąpi na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję (art. 4 ust. 2).

 

W razie braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych – doręczenie z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej

 

W razie natomiast braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych zgodnie z art. 4, albo gdy podmiot publiczny posiada wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności, podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej.

 

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego zgodnie z rozporządzeniem PE i Rady (UE) z 23 lipca 2014 r. nr 910/2014

 

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zgodnie z art. 2 pkt 10 projektu, jest to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – o której mowa w art. 3 pkt 36 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 lipca 2014 r. nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73, „rozporządzenie 910/2014”) – świadczona przez operatora wyznaczonego. Zgodnie z ww. art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014 oznacza ona „usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany”.

 

Publiczna usługa hybrydowa jako usługa pocztowa zgodna z Prawem pocztowym

 

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 9 projektu, publiczna usługa hybrydowa to usługa pocztowa, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, świadczona przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki jest podmiot publiczny. Operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształci dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata, a przekształcenie odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany, z zapewnieniem ochrony tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi (art. 44 ust. 1 projektu).

 

Inne dopuszczalne formy doręczenia

 

W myśl art. 6 projektu, ani doręczenie z wykorzystaniem publicznej usługi doręczenia elektronicznego, ani z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, nie będą mieć zastosowania, gdy podmiot wniesie o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego w pierwotnej postaci papierowej, a także gdy korespondencja nie będzie mogła zostać doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej sługi hybrydowej ze względu na: brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej, czy  brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikające z przepisów odrębnych, konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy, a także – co wymaga podkreślenia – ważny interes publiczny, w tym istotne interesy państwa, a w szczególności jego bezpieczeństwo, obronność lub porządek publiczny, a ponadto, ze względu na ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji czy inne przyczyny techniczne. Tu ważna uwaga: istnienie przesłanek braku zastosowania zasady w większości wskazanych przypadków oceni nadawca przesyłki.  Powyższe zasady doręczenia nie będą mieć zastosowania również wtedy, gdy przepisy szczególne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także innych sposobów (w szczególności za pomocą pracowników, gdy nadawca uzna w konkretnych okolicznościach inny sposób doręczenia za bardziej efektywny).

 

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych

 

Podmioty publiczne będą obowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 8 projektu).  Obowiązek posiadania takiego adresu obejmie również co do zasady wykonujących zawód adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych, notariuszy, radców Prokuratorii Generalnej RP,  a także podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców i podmioty niepubliczne wpisane do CEiDG (art. 9 projektu).

 

Baza adresów elektronicznych

 

Utrzymanie i rozwój bazy adresów elektronicznych spoczywać będzie na ministrze właściwym ds. informatyzacji. Zapewni on m.in. ochronę przed nieuprawnionym dostępem do bazy, integralność danych, a także określi zasady bezpieczeństwa przetwarzanych w bazie danych, w tym danych osobowych, i zasady zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych (art. 24 projektu). Wpis do bazy adresów elektronicznych stanowić ma czynność materialno-techniczną i wywoływać skutki prawne od dnia jej dokonania (art. 32 projektu).

 

Projektowane zmiany w k.p.a.

 

Konsekwencją projektowanych rozwiązań będzie konieczność dokonania zmian także w innych aktach prawnych, w tym zawierających przepisy proceduralne, które przewidują zasady doręczania korespondencji związanej z prowadzeniem spraw przez podmioty publiczne.

 

W szczególności, projektowane są istotne zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego. I tak, uchylony ma zostać art. 14 § 1 k.p.a., który mówi, że sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub dokumentu elektronicznego. Wprowadzona ma zostać zasada, że prowadzenie i załatwianie spraw przez organy administracji publicznej ma być dokonywane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (zrównanie obu form utrwalenia, projektowany art. 14 § 1a k.p.a.). Pisma, które zostaną utrwalone w postaci elektronicznej, opatrzone będą kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu, ze wskazaniem w treści pisma opatrującej je pieczęcią osoby. Ponadto, sprawy będą mogły być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu – w takich przypadkach pismo nie będzie musiało by opatrzone podpisem pracownika organu (projektowany art. 14 § 1b k.p.a.), a także z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy administracji publicznej po uwierzytelnieniu strony albo uczestnika postępowania (projektowany art. 14 § 1c k.p.a.). Z kolei pisma kierowane do organów administracji publicznej będą mogły być sporządzane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, a do opatrywania ich podpisami i pieczęciami stosować się będzie ww. przepisy nowoprojektowanego art. 14 § 1a i 1b.

 

Zasada doręczania pisma przez organ na adres do doręczeń elektronicznych

 

Dalsze zmiany w k.p.a. stanowią konsekwencję założeń i opisanych powyżej podstawowych zasad zaprojektowanej ustawy. Art. 39 § 1 k.p.a. ma otrzymać brzmienie, zgodnie z którym doręczenie pisma przez organ administracji publicznej następuje na adres do doręczeń elektronicznych (chyba, że doręczenie następuje w siedzibie organu), a projektowane § 2-4 tego artykułu przewidują procedury doręczenia na wypadek braku możliwości doręczenia w ww. sposób (publiczna usługa hybrydowa, przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy, a w dalszej kolejności przesyłką rejestrowaną, o której mowa w Prawie pocztowym albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione organy). Zniesiona zostanie zatem zasada doręczania pism przez organy administracji publicznej za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 1 k.p.a. w obecnym brzmieniu). W przypadku doręczenia m.in. decyzji, której organ nadał rygor natychmiastowej wykonalności, albo decyzji, która podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy, albo gdy wymaga tego ważny interes publiczny, w tym istotne interesy państwa, organ będzie mógł dokonać doręczenia przesyłką rejestrowaną, o której mowa w Prawie pocztowym, albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy.

 

Data wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną

 

Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną ma być dzień wystawienia dowodu otrzymania, o którym mowa w ustawie (zmiana w art. 61 § 3a k.p.a.). Dowód otrzymania będzie wystawiany po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego (art. 39 ust. 1 pkt 2 projektu).

 

Dalsze zmiany w k.p.a. – doprecyzowanie przepisów

 

Powyższe zmiany skutkować będą również dalszymi, będącymi konsekwencją przyjęcia opisanych zasad. Zmiany dotyczyć będą m.in. art. 63, 66, 72, 76a czy art. 91 k.p.a., art. 107 § 1 pkt 8 k.p.a. (tu: wykreślone mają zostać sformułowania dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako elementu decyzji, dotyczące wydania decyzji w formie dokumentu elektronicznego). Podobny charakter mają także zmiany w art. 109 § 1, 117, 119 § 3, 122b pkt 3, 122f § 3 pkt 7, 124 § 1 k.p.a. i innych.

 

Jeżeli ustawa wejdzie w życie w proponowanym kształcie, będzie to oznaczać realną zmianę w dotychczasowym funkcjonowaniu administracji i przyczyni się do przyspieszenia załatwiania spraw, przede wszystkim ze względu na znacznie uproszczone procedury w zakresie doręczeń. Tego rodzaju zmianę należy uznać za potrzebną i pożądaną, także w kontekście epidemii COVID-19, która – na co wiele wskazuje – może potrwać jeszcze długie miesiące.

 

Ustawa miałaby wejść w życie z dniem 1 października 2020 r., za wyjątkiem niektórych przepisów, co do których termin wejścia w życie określono odmiennie (art. 144 projektu).

Jak wynika z informacji zamieszczonej na stronie www.sejm.gov.pl, prace nad projektem nadal trwają, został on w dniu 15 kwietnia br. skierowany do Komisji Cyfryzacji, Innowacyjności i Nowoczesnych Technologii.

 

MASZ PYTANIA? SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Anna Jargut
Radca prawny, Counsel
T: +48 604 468 404
E:  a.jargut@kochanski.pl


Pozostałe wpisy: