Staż pracy przestaje zależeć wyłącznie od etatu. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza istotne zmiany – do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze, będą wliczane także umowy cywilnoprawne i działalność gospodarcza. Co to oznacza dla pracowników i pracodawców?
Co się zmienia w stażu pracy?
Do tej pory do stażu pracy wliczano wyłącznie okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.
Nowe przepisy rozszerzają ten katalog i kończą wieloletnie różnicowanie pracowników ze względu na formę wcześniejszej aktywności zawodowej.
Do stażu pracy będą wliczane w szczególności okresy:
- Wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług
- Prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (B2B)
- Bycia wspólnikiem spółki cywilnej
- Pracy za granicą – o ile jest ona odpowiednio udokumentowana
Warunek kluczowy: w danym okresie musiały być opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątek.
Do stażu pracy wliczany będzie również okres korzystania z tzw. „ulgi na start” (art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców), mimo braku podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Oznacza to, że osoby rozpoczynające działalność gospodarczą nie będą pozbawione możliwości zaliczenia tego okresu do stażu pracy.
Staż ogólny a staż zakładowy – ważne rozróżnienie
Warto podkreślić, że zmiana dotyczy przede wszystkim tzw. stażu ogólnego (ogólnostażowego), który ma znaczenie m.in. dla:
- Wymiaru urlopu wypoczynkowego (20 albo 26 dni)
- Prawa do niektórych świadczeń pracowniczych
- Innych uprawnień uzależnionych od „ogólnego” doświadczenia zawodowego
Zmiana, na ogół, nie dotyczy stażu zakładowego, czyli czasu zatrudnienia u konkretnego pracodawcy, który wpływa np. na długość okresu wypowiedzenia.
Wyjątkiem są sytuacje, w których okresy umowy zlecenia lub B2B były realizowane u obecnego pracodawcy – wówczas będą one również uwzględnione przy ustalaniu stażu zakładowego.
Jakie uprawnienia pracownika się zmienią?
Zwiększenie stażu pracy ma bezpośredni wpływ na konkretne prawa pracownicze – często szybciej, niż spodziewają się tego pracodawcy.
Najważniejsze skutki to:
- 26 dni urlopu wypoczynkowego zamiast 20 – osiągnięte wcześniej niż po 10 latach pracy etatowej
- Dłuższy okres wypowiedzenia gdy wcześniejsze umowy cywilnoprawne były realizowane u obecnego pracodawcy
- Wyższa odprawa przy zwolnieniach z przyczyn leżących po stronie pracodawcy dla pracowników, którzy uprzednio wykonywali dla swojego pracodawcy czynności w oparciu o umowy zlecenia
- Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe, szczególnie istotne w sektorze publicznym oraz w firmach posiadających regulaminy wynagradzania
Jak udokumentować staż pracy z umowy zlecenia i B2B?
Nowy staż nie zostanie naliczony automatycznie. To pracownik musi udokumentować wcześniejsze okresy aktywności zawodowej.
Zgodnie z przepisami przejściowymi, pracownicy pozostający w zatrudnieniu w dniu wejścia w życie nowych regulacji będą mieli 24 miesiące od tej daty na przedłożenie pracodawcy dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub prowadzenia działalności gospodarczej (w szczególności zaświadczeń z ZUS).
Tylko w tym okresie przejściowym możliwe będzie uwzględnienie tych okresów przy ustalaniu stażu pracy bez konieczności ponownego nawiązywania stosunku pracy lub zmiany warunków zatrudnienia.
W praktyce pracownik powinien przedstawić m.in.:
- Zaświadczenia z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym
- Umowy cywilnoprawne wraz z potwierdzeniem opłacania składek
- Wydruki z CEIDG potwierdzające okres prowadzenia działalności gospodarczej
Brak dokumentów oznacza brak zaliczenia stażu – pracodawca bowiem nie ma obowiązku samodzielnego pozyskiwania danych z ZUS ani innych rejestrów.
Czego nie wliczymy do stażu pracy?
Mimo szerokiego zakresu zmian, ustawodawca przewidział istotne wyłączenia.
Do stażu pracy nie będą wliczane m.in.:
- umowy o dzieło
- Działalność nierejestrowana
- Wolontariat i praktyki studenckie
- Opieka nad osobą chorą lub niepełnosprawną, jeżeli nie wiązała się z tytułem ubezpieczeniowym
W praktyce oznacza to również, że okresy wykonywania umów zlecenia przez uczniów i studentów do 26. roku życia, od których na ogół nie są opłacane składki ZUS, nie będą wliczane do stażu pracy, nawet jeżeli ta była faktycznie przez dłuższy czas wykonywana.
Kiedy zmiany wejdą w życie?
Nowe zasady wliczania umów zlecenia i działalności B2B do stażu pracy nie zaczną obowiązywać wszystkich pracowników jednocześnie.
Ustawodawca przewidział różne terminy wejścia w życie przepisów w zależności od sektora zatrudnienia:
- 1 stycznia 2026 r. – nowe regulacje zaczną obowiązywać w sektorze publicznym (m.in. administracja, jednostki samorządowe, podmioty finansów publicznych)
- 1 maja 2026 r. – przepisy wejdą w życie w sektorze prywatnym, po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy
Oznacza to, że pracownicy sektora publicznego uzyskają możliwość zaliczenia okresów zlecenia i B2B do stażu pracy wcześniej, natomiast pracodawcy prywatni zyskają dodatkowy czas na przygotowanie procedur HR, audyt dokumentów oraz ocenę wpływu zmian na koszty zatrudnienia.
Od momentu wejścia w życie przepisów w danym sektorze zacznie również biec 24-miesięczny termin na przedłożenie dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej.
Skutki dla pracodawców – wzrost kosztów i obowiązków
Dla firm zmiany oznaczają nie tylko nowe uprawnienia pracowników, ale także realne wyzwania organizacyjne i finansowe.
Pracodawcy muszą liczyć się m.in. z:
- Wzrostem kosztów pracy (urlopy, odprawy, dodatki stażowe)
- Koniecznością audytu akt osobowych i weryfikacji nowej dokumentacji
- Ryzykiem błędów w ustalaniu stażu pracy, które mogą prowadzić do roszczeń pracowniczych
Jak się przygotować?
Zmiana zasad ustalania stażu pracy to jedna z najważniejszych reform prawa pracy ostatnich lat. Warto więc już teraz:
- Przygotować procedury przyjmowania i weryfikacji dokumentów
- Przeszkolić działy HR i payroll
- Oszacować wpływ zmian na koszty zatrudnienia
Czy Twój dział HR jest gotowy na nowe zasady ustalania stażu pracy?
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu procedur, audycie dokumentów lub ocenie ryzyk – zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem prawa pracy.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
