Zaznacz stronę

Czynności bankowe vs. koronawirus

Aktualności> COVID19 | 2020-03-19

I. Podstawowe informacje o formach czynności prawnych

 

1. Forma zawarcia umowy

  1. Zgodnie z art. 76 Kodeksu cywilnego w sytuacji, gdy strony zastrzegły w umowie, że określona czynność ma zostać dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu tej formy.
  2. Jednakże, jeśli strony zastrzegły formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną bez podania skutków niezachowania tej formy, przyjmuje się, że jest to zastrzeżenie do celów dowodowych.

2. Forma zmiany, uzupełnienia, rozwiązania i odstąpienia od umowy

  1. Art. 77 Kodeksu cywilnego stanowi, że uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga takiej formy, jaka została przewidziana do jej zawarcia.
  2. W przypadku, gdy umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej – rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie albo jej wypowiedzenie wymagają zachowania formy dokumentowej, chyba że została zastrzeżona inna forma.
  3. Jeśli umowa została zawarta w innej formie szczególnej (na przykład umowa zastawu – forma z datą pewną), jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania formy, jaka została przewidziana w celu jej zawarcia, a odstąpienie albo wypowiedzenie – formy pisemnej.

3. Forma dokumentowa

  1. Art. 772 Kodeksu cywilnego określa formę dokumentową dokonania czynności prawnej. Do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
  2. Forma dokumentowa ma stanowić formę o niższym poziomie sformalizowania, niż forma pisemna, ponieważ nie wymaga własnoręcznego podpisu. Forma dokumentowa zachowana będzie tylko wówczas, gdy podmiot składający oświadczenie woli sam utrwali jego treść w postaci dokumentu lub wyrazi zgodę na utrwalenie oświadczenia w postaci dokumentu przez inną osobę.
  3. Forma dokumentowa zastrzeżona jest dla umowy pożyczki powyżej 1000 zł (art. 720 § 2 Kodeksu cywilnego).

4. Jak zastąpić formę pisemną zastrzeżoną pod rygorem nieważności?

  1. Art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi, że forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej – doktryna podkreśla w tym aspekcie zasadę dwukierunkowej zamienności obu tych form.
  2. Kiedy mamy do czynienia z formą elektroniczną?
    • do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (Fras Mariusz (red.), Habdas Magdalena (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1-125)). Należy tutaj podkreślić, że darmowy Profil Zaufany dostępny na platformie ePUAP służy tylko do kontaktów z organami administracji;
    • do zachowania formy elektronicznej może być użyty kwalifikowany podpis elektroniczny wydany zarówno przez polskiego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, jak i mającego siedzibę w którymkolwiek z pozostałych państw członkowskich Unii Europejskiej. Kwalifikowany podpis elektroniczny, oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej, jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. ((Fras Mariusz (red.), Habdas Magdalena (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1-125)).
  3. Jeżeli umowa nie wyłącza wprost możliwości zastosowania formy elektronicznej, istnieje możliwość wymiennego stosowania jej zamiast formy pisemnej.

5. Forma czynności bankowych

  1. Art. 7 Prawa Bankowego stanowi, że oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej.
  2. Zgodnie z art. 7 Prawa Bankowego – dokumenty związane z czynnościami bankowymi mogą być sporządzane na informatycznych nośnikach danych, jeżeli dokumenty te będą w sposób należyty utworzone, utrwalone, przekazane, przechowywane i zabezpieczone.
  3. Zgodnie z komentarzem Zbigniewa Ofiarskiego – W treści 7 ust. 1 pr. bank. nie zamieszczono żadnych dodatkowych zastrzeżeń, a więc oświadczenia woli mogą być składane w dowolnej postaci elektronicznej, a nie tylko w postaci oświadczeń woli opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Rozwiązanie przyjęte w ustawie przesądzające o przypisaniu “zwykłym” podpisom elektronicznym (nieposiadającym certyfikatu kwalifikowanego – stosowane chociażby przy wymianie wiadomości e-mail) skutku prawnego spełnienia wymogu formy pisemnej ma istotne znaczenie dla banków i ich klientów ze względu na koszty usług certyfikacyjnych i wyłączenie możliwości wydawania przez banki certyfikatów kwalifikowanych dla swoich klientów (art. 6 ust. 1 pkt 6a pr. bank.).
  4. Dodatkowo, z postanowień art. 7 ust. 1 Prawa Bankowego wynika, że w postaci elektronicznej mogą być składane oświadczenia woli związane jedynie z dokonywaniem czynności bankowych. W cytowanym przepisie użyto ogólnego określenia “czynności bankowe”, a więc dopuszczalne jest składanie takich oświadczeń związanych z dokonywaniem czynności bankowych zarówno sensu stricto, jak i sensu largo.
  5. Zgodnie z rekomendacją Związku Banków Polskich, dotyczącą wybranych problemów interpretacyjnych w ustawie o kredycie konsumenckim, zarówno kredyt konsumencki, jak i czynności bankowe (na podstawie art. 7 Prawa Bankowego) mogą być dokonywane za pomocą środków porozumiewania się na odległość.

6. Inne formy zawierania umów – na przykładzie Ustawy o kredycie konsumenckim

  1. Art. 29 ustawy o kredycie konsumenckim stanowi, że umowa o kredyt konsumencki powinna zostać zawarta w formie pisemnej (zgodnie z komentarzem Czech Tomasz, Kredyt konsumencki. Komentarz, wyd. II – równoważnie może zostać wykorzystana forma określona w art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego, czyli forma elektroniczna).
  2. Tomasz Czech w komentarzu do ustawy o kredycie konsumenckim stwierdza, że należy jednak uznać, że umowę o kredyt konsumencki można zawrzeć w formie pisemnej, elektronicznej, jak i na trwałym nośniku (przemawia za tym wykładnia prounijna dyrektywy 2009/48/WE w sprawie umów o kredyt konsumencki; wykładnia celowościowa – do zapewnienia ochrony interesów konsumentów nie jest konieczna wyłącznie forma pisemna; a także fakt, że przeciwna interpretacja prowadziłaby do dyskryminacji kredytodawców niebankowych – na podstawie art. 7 Prawa Bankowego – banki mogą sporządzić dokument umowy o kredyt konsumencki na elektronicznym nośniku informacji) – takie rozwiązanie jest powszechnie akceptowane przez orzecznictwo sądów polskich.
  3. Co ważne, sytuacja opisana w punkcie b. powyżej ma zastosowanie zarówno do umów o kredyt konsumencki zawieranych w obecności obu stron, jak i na odległość – art. 29 ust. 1 ustawy o kredycie konsumenckim odnosi się do obu tych sytuacji (Czech Tomasz, Kredyt konsumencki. Komentarz, wyd. II).
  4. W myśl powyższej interpretacji, nie jest konieczne opatrzenie dokumentu umowy przez strony własnoręcznym podpisem albo podpisem elektronicznym – trwałym nośnikiem jest m.in. niepodpisany papier.
  5. Przykładowe sposoby dochowania wymaganej formy przy zawieraniu umowy o kredyt konsumencki:
  • złożenie własnoręcznych podpisów przez obie strony na papierowym dokumencie (art. 78 § 1 zd. 1 k.c.);
  • złożenie własnoręcznego podpisu przez kredytobiorcę na jednym egzemplarzu papierowego dokumentu, a przez kredytodawcę na drugim egzemplarzu dokumentu i następnie wymiana tych egzemplarzy między stronami (art. 78 § 1 zd. 2 k.c.);
  • złożenie oświadczeń woli przez strony za pomocą środków porozumiewania się na odległość (np. telefonu, poczty elektronicznej), a następnie spisanie postanowień umowy na papierowym dokumencie (np. w postaci wydruku komputerowego), bez własnoręcznych podpisów;
  • złożenie oświadczeń woli przez strony w postaci elektronicznej oraz utrwalenie ich treści w formie dokumentu elektronicznego, na trwałym nośniku.


II. A co jeśli umowa jest już zawarta? Brak rozwiązań technologicznych – proponowane rozwiązania

  1. W przypadku zastrzeżenia formy pisemnej pod rygorem nieważności, rozwiązaniem najbezpieczniejszym – z punktu widzenia panującej epidemii – byłoby posługiwanie się przez obie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  2. Art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi, że forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej – doktryna podkreśla w tym aspekcie zasadę dwukierunkowej zamienności obu tych form.
  3. Jeżeli umowa nie wyłącza wprost możliwości zastosowania formy elektronicznej, istnieje możliwość wymiennego stosowania jej zamiast formy pisemnej.
  4. Mamy również art. 7 Prawa Bankowego, który stanowi, że oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej.
  5. Kolejnym rozwiązaniem, przy założeniu, które jest niestety bardziej czasochłonne, jest korzystanie z usług poczty/kuriera – zgodnie z art. 78 Kodeksu cywilnego do zachowania zwykłej formy pisemnej wystarczająca jest wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, czyli wymiana egzemplarzy umów podpisanych przez każdą ze stron.
  6. Powszechnie stosowaną praktyką jest także potwierdzanie danych klientów m.in. w trakcie rozmowy telefonicznej (zgodnie z art. 7 Prawa Bankowego dla czynności dokonywanych z bankami wystarczające jest zachowanie formy elektronicznej).

III. Archiwizacja danych

Czy w sytuacji zastosowania formy elektronicznej bank powinien dokonywać archiwizacji takich dokumentów? Jeśli tak, to czy wystarczająca będzie archiwizacja w formie elektronicznej, czy po zakończeniu pandemii powinien wydrukować dokumenty i dopiero później je zarchiwizować?

Na podstawie komentarza Zbigniewa Ofiarskiego do artykułu 7 Prawa Bankowego:

  1. Zgodnie z art. 7 Prawa Bankowego dopuszcza się możliwość sporządzania dokumentów związanych z czynnościami bankowymi na informatycznych nośnikach danych, o ile będą one w sposób należyty utworzone, utrwalone, przekazane, przechowywane i zabezpieczone.
  2. Przechowywaniu mogą podlegać tylko dokumenty utrwalone. Należy określić datę utrwalenia, a jeżeli okres trwałości nośnika, na którym utrwalony jest dokument, jest krótszy od wymaganego okresu przechowywania dokumentu, wówczas utrwalone dokumenty należy przenieść na inny elektroniczny nośnik informacji.
  3. Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokument zostaje usunięty z elektronicznego nośnika informacji w sposób nieodwracalny. W przypadku upływu wymaganego okresu przechowywania wszystkich dokumentów utrwalonych na elektronicznym nośniku informacji, nośnik ten podlega modyfikacji w celu uniemożliwienia odtworzenia tych dokumentów.
  4. Obowiązuje standard, zgodnie z którym dokumenty przechowuje się w co najmniej dwóch kopiach (każda na innym egzemplarzu lub rodzaju elektronicznego nośnika informacji). Sposób przechowywania nośników obydwu kopii powinien zapewniać bezpieczeństwo zapisanych na nich dokumentów.
  5. Każda z kopii dokumentu jest identyczna z oryginałem, z którego ją utworzono. Dokumenty mogą być kopiowane na inny elektroniczny nośnik informacji jedynie pod nadzorem osób, które zostały uprawnione zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmiotu, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa obrotu oraz ochrony interesów banków i ich klientów. Każdy elektroniczny nośnik informacji użyty do przechowywania dokumentów powinien zawierać oznaczenie umożliwiające identyfikację tego nośnika (identyfikator).
  6. Dokument uważa się za zabezpieczony, jeżeli – w sposób ciągły – są spełnione łącznie następujące warunki:
    • zapewniona jest jego dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych;
    • jest chroniony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
    • zostały zastosowane metody i środki ochrony dokumentu, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.
  7. Zgodnie z  7 ust. 2 Prawa Bankowego usługi związane z zabezpieczeniem dokumentów elektronicznych mogą być wykonywane przez banki, spółki tworzone przez banki z innymi podmiotami, a także przedsiębiorstwa pomocniczych usług bankowych.
  8. Każdy z podmiotów wykonujących usługi związane z zabezpieczeniem dokumentów elektronicznych (bank, spółka utworzona przez bank z innymi podmiotami, przedsiębiorstwo pomocniczych usług bankowych) zobowiązany jest do przestrzegania zasad regulujących zakres ochrony tajemnicy bankowej, określonych w szczególności w  104 i 105 Prawa Bankowego.

Podsumowując – brak jest narzuconego sposobu przechowywania dokumentacji. Banki w miarę możliwości mogą przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, pamiętając o konieczności dostępu do tych danych m.in. w przypadku kontroli. Nie ma więc konieczności wydruku dokumentów po zakończeniu okresu kwarantanny. Co więcej, jest to dobra okazja do zastanowienia się nad cyfryzacją archiwów i korzystaniem z usług oferowanych przez dostawców chmurowych w tym zakresie.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Dr Agnieszka Serzysko
Radca prawny, Partner, Szef Sektora Usług Finansowych
T: +48 608 317 176
E: a.serzysko@kochanski.pl