Czynności bankowe vs. koronawirus
I. Podstawowe informacje o formach czynności prawnych
1. Forma zawarcia umowy
- Zgodnie z art. 76 Kodeksu cywilnego w sytuacji, gdy strony zastrzegły w umowie, że określona czynność ma zostać dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu tej formy.
- Jednakże, jeśli strony zastrzegły formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną bez podania skutków niezachowania tej formy, przyjmuje się, że jest to zastrzeżenie do celów dowodowych.
2. Forma zmiany, uzupełnienia, rozwiązania i odstąpienia od umowy
- Art. 77 Kodeksu cywilnego stanowi, że uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga takiej formy, jaka została przewidziana do jej zawarcia.
- W przypadku, gdy umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej – rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie albo jej wypowiedzenie wymagają zachowania formy dokumentowej, chyba że została zastrzeżona inna forma.
- Jeśli umowa została zawarta w innej formie szczególnej (na przykład umowa zastawu – forma z datą pewną), jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania formy, jaka została przewidziana w celu jej zawarcia, a odstąpienie albo wypowiedzenie – formy pisemnej.
3. Forma dokumentowa
- Art. 772 Kodeksu cywilnego określa formę dokumentową dokonania czynności prawnej. Do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
- Forma dokumentowa ma stanowić formę o niższym poziomie sformalizowania, niż forma pisemna, ponieważ nie wymaga własnoręcznego podpisu. Forma dokumentowa zachowana będzie tylko wówczas, gdy podmiot składający oświadczenie woli sam utrwali jego treść w postaci dokumentu lub wyrazi zgodę na utrwalenie oświadczenia w postaci dokumentu przez inną osobę.
- Forma dokumentowa zastrzeżona jest dla umowy pożyczki powyżej 1000 zł (art. 720 § 2 Kodeksu cywilnego).
4. Jak zastąpić formę pisemną zastrzeżoną pod rygorem nieważności?
- Art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi, że forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej – doktryna podkreśla w tym aspekcie zasadę dwukierunkowej zamienności obu tych form.
- Kiedy mamy do czynienia z formą elektroniczną?
- do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (Fras Mariusz (red.), Habdas Magdalena (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1-125)). Należy tutaj podkreślić, że darmowy Profil Zaufany dostępny na platformie ePUAP służy tylko do kontaktów z organami administracji;
- do zachowania formy elektronicznej może być użyty kwalifikowany podpis elektroniczny wydany zarówno przez polskiego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, jak i mającego siedzibę w którymkolwiek z pozostałych państw członkowskich Unii Europejskiej. Kwalifikowany podpis elektroniczny, oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej, jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. ((Fras Mariusz (red.), Habdas Magdalena (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1-125)).
- Jeżeli umowa nie wyłącza wprost możliwości zastosowania formy elektronicznej, istnieje możliwość wymiennego stosowania jej zamiast formy pisemnej.
5. Forma czynności bankowych
- Art. 7 Prawa Bankowego stanowi, że oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej.
- Zgodnie z art. 7 Prawa Bankowego – dokumenty związane z czynnościami bankowymi mogą być sporządzane na informatycznych nośnikach danych, jeżeli dokumenty te będą w sposób należyty utworzone, utrwalone, przekazane, przechowywane i zabezpieczone.
- Zgodnie z komentarzem Zbigniewa Ofiarskiego – W treści 7 ust. 1 pr. bank. nie zamieszczono żadnych dodatkowych zastrzeżeń, a więc oświadczenia woli mogą być składane w dowolnej postaci elektronicznej, a nie tylko w postaci oświadczeń woli opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Rozwiązanie przyjęte w ustawie przesądzające o przypisaniu “zwykłym” podpisom elektronicznym (nieposiadającym certyfikatu kwalifikowanego – stosowane chociażby przy wymianie wiadomości e-mail) skutku prawnego spełnienia wymogu formy pisemnej ma istotne znaczenie dla banków i ich klientów ze względu na koszty usług certyfikacyjnych i wyłączenie możliwości wydawania przez banki certyfikatów kwalifikowanych dla swoich klientów (art. 6 ust. 1 pkt 6a pr. bank.).
- Dodatkowo, z postanowień art. 7 ust. 1 Prawa Bankowego wynika, że w postaci elektronicznej mogą być składane oświadczenia woli związane jedynie z dokonywaniem czynności bankowych. W cytowanym przepisie użyto ogólnego określenia “czynności bankowe”, a więc dopuszczalne jest składanie takich oświadczeń związanych z dokonywaniem czynności bankowych zarówno sensu stricto, jak i sensu largo.
- Zgodnie z rekomendacją Związku Banków Polskich, dotyczącą wybranych problemów interpretacyjnych w ustawie o kredycie konsumenckim, zarówno kredyt konsumencki, jak i czynności bankowe (na podstawie art. 7 Prawa Bankowego) mogą być dokonywane za pomocą środków porozumiewania się na odległość.
6. Inne formy zawierania umów – na przykładzie Ustawy o kredycie konsumenckim
- Art. 29 ustawy o kredycie konsumenckim stanowi, że umowa o kredyt konsumencki powinna zostać zawarta w formie pisemnej (zgodnie z komentarzem Czech Tomasz, Kredyt konsumencki. Komentarz, wyd. II – równoważnie może zostać wykorzystana forma określona w art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego, czyli forma elektroniczna).
- Tomasz Czech w komentarzu do ustawy o kredycie konsumenckim stwierdza, że należy jednak uznać, że umowę o kredyt konsumencki można zawrzeć w formie pisemnej, elektronicznej, jak i na trwałym nośniku (przemawia za tym wykładnia prounijna dyrektywy 2009/48/WE w sprawie umów o kredyt konsumencki; wykładnia celowościowa – do zapewnienia ochrony interesów konsumentów nie jest konieczna wyłącznie forma pisemna; a także fakt, że przeciwna interpretacja prowadziłaby do dyskryminacji kredytodawców niebankowych – na podstawie art. 7 Prawa Bankowego – banki mogą sporządzić dokument umowy o kredyt konsumencki na elektronicznym nośniku informacji) – takie rozwiązanie jest powszechnie akceptowane przez orzecznictwo sądów polskich.
- Co ważne, sytuacja opisana w punkcie b. powyżej ma zastosowanie zarówno do umów o kredyt konsumencki zawieranych w obecności obu stron, jak i na odległość – art. 29 ust. 1 ustawy o kredycie konsumenckim odnosi się do obu tych sytuacji (Czech Tomasz, Kredyt konsumencki. Komentarz, wyd. II).
- W myśl powyższej interpretacji, nie jest konieczne opatrzenie dokumentu umowy przez strony własnoręcznym podpisem albo podpisem elektronicznym – trwałym nośnikiem jest m.in. niepodpisany papier.
- Przykładowe sposoby dochowania wymaganej formy przy zawieraniu umowy o kredyt konsumencki:
- złożenie własnoręcznych podpisów przez obie strony na papierowym dokumencie (art. 78 § 1 zd. 1 k.c.);
- złożenie własnoręcznego podpisu przez kredytobiorcę na jednym egzemplarzu papierowego dokumentu, a przez kredytodawcę na drugim egzemplarzu dokumentu i następnie wymiana tych egzemplarzy między stronami (art. 78 § 1 zd. 2 k.c.);
- złożenie oświadczeń woli przez strony za pomocą środków porozumiewania się na odległość (np. telefonu, poczty elektronicznej), a następnie spisanie postanowień umowy na papierowym dokumencie (np. w postaci wydruku komputerowego), bez własnoręcznych podpisów;
- złożenie oświadczeń woli przez strony w postaci elektronicznej oraz utrwalenie ich treści w formie dokumentu elektronicznego, na trwałym nośniku.
II. A co jeśli umowa jest już zawarta? Brak rozwiązań technologicznych – proponowane rozwiązania
- W przypadku zastrzeżenia formy pisemnej pod rygorem nieważności, rozwiązaniem najbezpieczniejszym – z punktu widzenia panującej epidemii – byłoby posługiwanie się przez obie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi, że forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej – doktryna podkreśla w tym aspekcie zasadę dwukierunkowej zamienności obu tych form.
- Jeżeli umowa nie wyłącza wprost możliwości zastosowania formy elektronicznej, istnieje możliwość wymiennego stosowania jej zamiast formy pisemnej.
- Mamy również art. 7 Prawa Bankowego, który stanowi, że oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej.
- Kolejnym rozwiązaniem, przy założeniu, które jest niestety bardziej czasochłonne, jest korzystanie z usług poczty/kuriera – zgodnie z art. 78 Kodeksu cywilnego do zachowania zwykłej formy pisemnej wystarczająca jest wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, czyli wymiana egzemplarzy umów podpisanych przez każdą ze stron.
- Powszechnie stosowaną praktyką jest także potwierdzanie danych klientów m.in. w trakcie rozmowy telefonicznej (zgodnie z art. 7 Prawa Bankowego dla czynności dokonywanych z bankami wystarczające jest zachowanie formy elektronicznej).
III. Archiwizacja danych
Czy w sytuacji zastosowania formy elektronicznej bank powinien dokonywać archiwizacji takich dokumentów? Jeśli tak, to czy wystarczająca będzie archiwizacja w formie elektronicznej, czy po zakończeniu pandemii powinien wydrukować dokumenty i dopiero później je zarchiwizować?
Na podstawie komentarza Zbigniewa Ofiarskiego do artykułu 7 Prawa Bankowego:
- Zgodnie z art. 7 Prawa Bankowego dopuszcza się możliwość sporządzania dokumentów związanych z czynnościami bankowymi na informatycznych nośnikach danych, o ile będą one w sposób należyty utworzone, utrwalone, przekazane, przechowywane i zabezpieczone.
- Przechowywaniu mogą podlegać tylko dokumenty utrwalone. Należy określić datę utrwalenia, a jeżeli okres trwałości nośnika, na którym utrwalony jest dokument, jest krótszy od wymaganego okresu przechowywania dokumentu, wówczas utrwalone dokumenty należy przenieść na inny elektroniczny nośnik informacji.
- Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokument zostaje usunięty z elektronicznego nośnika informacji w sposób nieodwracalny. W przypadku upływu wymaganego okresu przechowywania wszystkich dokumentów utrwalonych na elektronicznym nośniku informacji, nośnik ten podlega modyfikacji w celu uniemożliwienia odtworzenia tych dokumentów.
- Obowiązuje standard, zgodnie z którym dokumenty przechowuje się w co najmniej dwóch kopiach (każda na innym egzemplarzu lub rodzaju elektronicznego nośnika informacji). Sposób przechowywania nośników obydwu kopii powinien zapewniać bezpieczeństwo zapisanych na nich dokumentów.
- Każda z kopii dokumentu jest identyczna z oryginałem, z którego ją utworzono. Dokumenty mogą być kopiowane na inny elektroniczny nośnik informacji jedynie pod nadzorem osób, które zostały uprawnione zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmiotu, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa obrotu oraz ochrony interesów banków i ich klientów. Każdy elektroniczny nośnik informacji użyty do przechowywania dokumentów powinien zawierać oznaczenie umożliwiające identyfikację tego nośnika (identyfikator).
- Dokument uważa się za zabezpieczony, jeżeli – w sposób ciągły – są spełnione łącznie następujące warunki:
- zapewniona jest jego dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych;
- jest chroniony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
- zostały zastosowane metody i środki ochrony dokumentu, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.
- Zgodnie z 7 ust. 2 Prawa Bankowego usługi związane z zabezpieczeniem dokumentów elektronicznych mogą być wykonywane przez banki, spółki tworzone przez banki z innymi podmiotami, a także przedsiębiorstwa pomocniczych usług bankowych.
- Każdy z podmiotów wykonujących usługi związane z zabezpieczeniem dokumentów elektronicznych (bank, spółka utworzona przez bank z innymi podmiotami, przedsiębiorstwo pomocniczych usług bankowych) zobowiązany jest do przestrzegania zasad regulujących zakres ochrony tajemnicy bankowej, określonych w szczególności w 104 i 105 Prawa Bankowego.
Podsumowując – brak jest narzuconego sposobu przechowywania dokumentacji. Banki w miarę możliwości mogą przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, pamiętając o konieczności dostępu do tych danych m.in. w przypadku kontroli. Nie ma więc konieczności wydruku dokumentów po zakończeniu okresu kwarantanny. Co więcej, jest to dobra okazja do zastanowienia się nad cyfryzacją archiwów i korzystaniem z usług oferowanych przez dostawców chmurowych w tym zakresie.
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
Dr Agnieszka Serzysko
Radca prawny, Partner, Szef Sektora Usług Finansowych
T: +48 608 317 176
E: a.serzysko@kochanski.pl