Z początkiem maja 2026 r. pracodawców z sektora prywatnego obowiązują nowe zasady obliczania stażu pracy. A ponieważ przedsiębiorcy mają wciąż sporo pytań dotyczących nowych zasad Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziało na te, które pojawiają się najczęściej. Sprawdzamy, co (wciąż) niepokoi pracodawców i jak możemy im w tym pomóc.
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się m.in.:
- Okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe
-
- Pracodawcy powinni pamiętać, że przeliczając okres zatrudnienia pracownika powinni również uwzględnić tzw. „ulgę na start” czyli 6 miesięcy działalności gospodarczej, w czasie której nie opłacał obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne
-
- Okresy wykonywania pracy na podstawie:
-
- Umowy zlecenia
- Umowy o świadczenie usług, do której stosują się przepisy dotyczące zlecenia
- Umowy agencyjnej
-
w których osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.
Chodzi tu m.in. o okresy, w których takie umowy faktycznie były wykonywane.
- Okresy:
-
- pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną
- w których osoba fizyczna była członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
-
w których osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.
- Takie udokumentowane okresy, w czasie których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu na podstawie odrębnych przepisów.
Przykładem jest praca na umowę-zlecenie studenta, który korzysta m.in. ze zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne na podstawie ustawy systemowej. Okres wykonywania takiej umowy będzie podlegał wliczeniu do stażu pracy mimo, że nie były opłacane składki ZUS.
- Udokumentowane okresy wykonywania pracy zagranicą, na innej podstawie niż stosunek pracy
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa potwierdzeniem pracy zagranicą może być:
- Dokument wydany przez instytucję ubezpieczeniową/podatkową kraju, w którym praca była wykonywana
- Dokument z rejestru o prowadzeniu działalności gospodarczej
- Zaświadczenie wydane przez zagraniczny podmiot zatrudniający
Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na:
- Wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego
- Wyższy dodatek stażowy
- Prawo do nagrody jubileuszowej lub do kolejnego, wyższego jej poziomu
- Dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy
- Dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę
- Wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę
W jakim czasie należy udokumentować nowe okresy?
Pracownik zatrudniony u pracodawcy z sektora prywatnego ma 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia. Termin biegnie od dnia 1 maja 2026 r.
W przypadku braku udokumentowania jakiegoś okresu w tym terminie, pracodawca zatrudniający nie wliczy go do okresu zatrudnienia, od którego należą się uprawnienia pracownicze.
Czy nowe przepisy oznaczają, że umowy zlecenia będą traktowane jak umowy o pracę?
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa tak, ale tylko pod względem wliczania do stażu pracy.
Nowe przepisy nie przewidują natomiast utożsamienia umów zlecenia z umowami o pracę, w tym np. nadania zleceniobiorcom uprawnień pracowniczych.
Umowa o pracę oraz umowa zlecenia pozostają odrębnymi umowami, z których wynika różny zakres praw i obowiązków dla osób, które je wykonują. Osoby, które pracują na zleceniu nie nabędą na podstawie nowych przepisów nowych uprawnień w ramach realizowanej umowy zlecenia.
W konsekwencji, jeśli pracownik pracował wcześniej u swojego pracodawcy na podstawie umowy zlecenia to okres tej pracy wpłynie na jego zakładowy staż pracy u tego pracodawcy i tym samym może wydłużyć okres wypowiedzenia, który jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy.
UWAGA! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa, wliczenie okresu zatrudnienia na podstawie np. umowy zlecenia w odniesieniu do pracownika, który podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy na podstawie umowy o pracę nie spowoduje zmian zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. W takim przypadku, pracownik nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.
Czy pracodawcy powinni automatycznie sami przeliczyć wszystkim pracownikom okresy zatrudnienia?
Ministerstwo podpowiada, że pracodawca powinien zaktualizować staż pracy, w tym uprawnienia pracownika wynikające z nowego stażu pracy, jeżeli posiada dokumenty potwierdzające nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy, czyli:
- Jeśli pracownik je przedstawi lub
- Jeśli wcześniej zatrudniał pracownika na podstawie umowy, której realizacja, zgodnie z nowymi przepisami, wlicza się do stażu pracy i nadal posiada dokumenty dotyczące tej umowy
Natomiast jeśli pracodawca w swoich zasobach (z uwagi na zasady retencji danych) nie posiada już tych dokumentów, pracownik ma obowiązek udokumentowania swojego uprawnienia. W takim przypadku powinien wystąpić o zaświadczenie do ZUS, a potem przedstawić je pracodawcy.
Ten nie ma bowiem obowiązku odtwarzania dokumentów sprzed lat — odpowiedzialność dowodowa spoczywa na pracowniku, który może pozyskać zaświadczenie z ZUS.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
