Do negocjacji trzeba się przygotować
Ograniczenie możliwości prowadzenia niektórych rodzajów działalności wymusiło na podmiotach gospodarczych elastyczność, co wiąże się z koniecznością dopasowania się do dynamicznie zmieniających się okoliczności i odnalezienia się w trudnej sytuacji na rynku. Truizmem będzie stwierdzenie, że renegocjować umowę można zawsze – pod warunkiem, że wszystkie strony umowy wyrażają taką wolę. W niepewnej sytuacji znajdują się zatem te podmioty, których kontrahent nie wyraża zgody na dobrowolne negocjacje. W takim przypadku warto rozważyć, czy prawo przewiduje pewne mechanizmy „obronne” dla podmiotów, które chciałyby zmodyfikować umowę. Innymi słowy – czy istnieją przepisy, które pozwalają niejako na zmianę warunków umowy, czasem nawet wbrew woli drugiej strony kontraktu. Paradoksalnie, powołanie się na istnienie takich przepisów może pomóc w dobrowolnych negocjacjach z kontrahentem. Druga strona kontraktu mając świadomość, że może dojść do zmiany umowy czy stwierdzenia jej wygaśnięcia przez sąd (wbrew woli tej strony) będzie zapewne bardziej skora do dobrowolnego zmodyfikowania tegoż kontraktu. Zatem ważne jest, by do takich negocjacji przygotować się w odpowiedni sposób zarówno merytorycznie, jak i dowodowo – zgodnie z zasadą: „Jeśli chcesz pokoju, gotuj się do wojny”.
WAŻNE!
Wśród umów, które w wyniku epidemii koronawirusa mogą wymagać renegocjacji są przykładowo: umowy zlecenia, najmu, dostawy, umowy o roboty budowlane i wiele innych. Wynika to z negatywnego oddziaływania skutków epidemii na wiele branż.
Nie ulega wątpliwości, że istnieją sektory, dla których skutki pandemii były bardziej dotkliwe, przede wszystkim ze względu na ich całkowity lock down. Z obserwacji rynku wynika jednak, że zdecydowana większość podmiotów gospodarczych odczuwa negatywne konsekwencje epidemii, a skutki te mają często bardzo intensywne nasilenie. Nie chodzi bowiem wyłącznie o opóźnienia w płatnościach.
WAŻNE!
Wiele podmiotów mierzy się z trudnościami w wykonywaniu swoich zobowiązań w zakresie dostarczenia towarów, materiałów lub części, co może wynikać z ograniczenia handlu międzynarodowego lub z zamknięcia fabryk (dostawców) ze względu na kwarantannę większości pracowników danej fabryki.
Trudności, o których mowa powyżej, bardzo często są wynikiem okoliczności, na które dany podmiot nie miał większego wpływu – np. gdy importuje on części do jakiegoś urządzenia z zagranicy, a produkcja importera została przerwana albo całkowicie zamknięta (co w pewnym momencie było sytuacją nagminną np. w przypadku importu towarów z Chin). Będąc w takiej sytuacji wiele podmiotów decyduje się na powrót do warunków umowy i podejmuje decyzję o próbie ich zmiany w drodze negocjacji. Renegocjacji mogą podlegać nie tylko podstawowe warunki handlowe takie jak cena czy też terminy płatności lub wykonania zobowiązania, lecz również zasady odpowiedzialności stron na gruncie danego stosunku umownego.
W tym kontekście w pierwszej kolejności warto wskazać, że stosowne uregulowania mogą być zawarte wprost w umowie, co znacząco ułatwia potencjalne negocjacje.
Covid to siła wyższa, ale czy zawsze?
Postanowienia umowne mogą dotyczyć przypadków i skutków wystąpienia tzw. siły wyższej (łac. vis maior). W związku z brakiem ustawowej definicji siły wyższej strony danego stosunku umownego powinny zdefiniować, co rozumieją przez to pojęcie. Najczęściej siłę wyższą rozumie się jako zdarzenie nagłe, którego nie można było przewidzieć przed zawarciem umowy (jak i w chwili jej zawierania), które dodatkowo jest niezależne od stron umowy. W praktyce dokonuje się również egzemplifikacji takich zdarzeń i wśród nich umieszcza się przykładowo: klęski żywiołowe (takie jak powódź, pożar), akty władzy, strajki, wojnę, epidemie. W zależności od rodzaju i charakteru stosunku prawnego i woli stron, pojęcia te są w odpowiedni sposób doprecyzowane w umowie.
Skutki wystąpienia siły wyższej mogą mieć różnorakie konsekwencje dla stron umowy, ponieważ mogą wyłączać odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.
PRZYKŁAD:
Strony mogą w umowie postanowić, że w przypadku wystąpienia siły wyższej:
- możliwe jest przesunięcie terminu wykonania zobowiązania bez ponoszenia konsekwencji finansowych (np. kar umownych),
- strona nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy,
- nie są naliczane odsetki,
- zawieszone jest wykonanie zobowiązań (w całości lub w części),
- następuje wygaśnięcie zobowiązań (np. wskutek rozwiązania umowy z chwilą wystąpienia siły wyższej).
Istotnym czynnikiem jest również chwila zawarcia umowy. Dla umów zawartych przed pojawieniem się na terenie Europy realnych sygnałów o skali epidemii (czyli w przybliżeniu zawartych do stycznia/lutego 2020 roku), epidemia koronawirusa będzie zazwyczaj stanowiła przypadek siły wyższej. Jednak umowy zawarte po tym okresie (a niewątpliwie po dacie wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego w Polsce) będą wymagały szczegółowej analizy a powoływanie się na siłę wyższą w takim wypadku może być dalece utrudnione. Wynika to z faktu, że strony w chwili zawierania takiej umowy wiedziały już (lub powinny były wiedzieć) o istnieniu ryzyk związanych z epidemią wywołaną wirusem SARS-CoV-2. Toteż dla stron tego typu umów epidemia koronawirusa może już nie mieć charakteru siły wyższej, ponieważ nie stanowi okoliczności, której nie można było przewidzieć.
Ważne jest też, by obecnie konstruując umowy nie wpaść niejako w „pułapkę siły wyższej”. Chodzi o to, by bezrefleksyjnie nie przyjmować, że skoro obecnie zawierana umowa obejmuje postanowienia dotyczące siły wyższej czy nawet odwołuje się w ramach egzemplifikacji do pojęcia epidemii – to w takim wypadku pandemia SARS-CoV-2 jest właśnie tą opisaną w umowie siłą wyższą. Tak może bowiem nie być – skoro niemal w każdej definicji umownej siłę wyższą określa się jako zjawisko nieprzewidywalne to trudno jest być obecnie zaskoczonym czy uznawać za nieprzewidywalne utrudnienia związane z SARS-CoV-2.
Remedium na powyższe jest wprowadzenie „tzw. klauzul covidowych”, czyli klauzul umownych wprost modyfikujących odpowiedzialność stron kontraktu w związku z zaistnieniem tej konkretnej wymienionej z nazwy epidemii, bez określania jej mianem siły wyższej. W ramach takich klauzul często bardzo szczegółowo opisuje się procedury zmiany i wypowiadania umów, zakres odpowiedzialności stron, terminy oraz sposób komunikacji zaistniałych utrudnień.
Podkreślamy, że dokonanie analizy zawartej umowy, a zwłaszcza pojęć w niej zdefiniowanych i innych szczególnych postanowień, pozwoli na ocenę możliwości prawnych strony występującej w określonym stosunku prawnym, przede wszystkim w kontekście odpowiedzialności tej strony i jej kontrahenta.
W wypadku umów zawartych przed wystąpieniem pandemii rekomendujemy, by w miarę możliwości (nawet będąc relatywnie pewnym, że w danym wypadku obecna epidemia jest siłą wyższą) doszło do umownej i dobrowolnej modyfikacji zobowiązań (tj. do zmiany umowy). Takie działanie pozwoli na wyeliminować niepewność, czy w danym wypadku sąd hipotetycznie rozpoznający sprawę (w razie gdyby nie doszło do porozumienia między kontrahentami) podzieli ocenę prawną strony żądającej zmiany umowy, stwierdzenia jej wygaśnięcia czy wyłączenia odpowiedzialności za niewykonanie umowy.
Gdy umowa milczy
Umowy sporządzone przez prawników w większości przypadków zawierają stosowne regulacje, które uwzględniają ewentualne przyszłe zmiany okoliczności faktycznych i prawnych. Łatwo jednak wyobrazić sobie sytuację, w której strony sporządzając umowę, skupiły się jedynie na warunkach handlowych i na „chwili obecnej” i nie przewidziały odpowiednich regulacji umownych dotyczących siły wyższej.
Co zatem w sytuacji, w której strony umowy nie wprowadziły w niej takich postanowień? – W takim przypadku należy odnieść się do rozwiązań wynikających z kodeksu cywilnego, czyli w szczególności:
- niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania (art. 471 KC),
- klauzuli nadzwyczajnej zmiany stosunków (art. 3571 KC),
- niemożliwości świadczenia (art. 495 KC).
Kompleksowe omówienie wszystkich skutków powyższych przepisów kodeksu cywilnego w niniejszym artykule jest niemożliwe, dlatego też skrótowo przedstawiamy praktyczne uwagi w tym zakresie.
1. Art 471 kodeksu cywilnego przewiduje odpowiedzialność dłużnika za skutki niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Przepis ten wskazuje, że wyjątkiem od obowiązku naprawienia szkody za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest sytuacja, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Praktyka pokazuje, że proces sądowy i udowadnianie okoliczności faktycznych w ramach postępowania dowodowego może być trudne zarówno dla powoda, jak i pozwanego. Jednak w sytuacji, gdy strona faktycznie nie ponosi odpowiedzialności za wystąpienie lub niewystąpienie pewnych okoliczności, które skutkowały niewykonaniem albo nienależytym wykonaniem zobowiązania przez tę stronę, wówczas warto podjąć zdecydowane działania w celu zmniejszenia odpowiedzialności (lub zwolnienia się z niej). Należy mieć jednocześnie świadomość, że ciężar udowodnienia swoich racji będzie w powyższym wypadku spoczywał na tym, kto nie wywiązał się z umowy.
2. W zakresie uregulowań kodeksowych wskazać należy również na przepisy dotyczące nadzwyczajnej zmiany stosunków (łac. rebus sic stantibus) tj. art. 3571 KC. Przepis ten przewiduje – po spełnieniu określonych w nim przesłanek – ingerencję sądu w stosunek umowny stron. Zgodnie z tą regulacją sąd posiada możliwość modyfikacji umowy w zakresie sposobu jej wykonania, wysokości świadczenia stron, a nawet rozwiązania tej umowy. Po analizie tego przepisu można stwierdzić, że zakres działania sądu jest szeroki, lecz należy zwrócić uwagę na bardzo rygorystyczne przesłanki jego zastosowania. W praktyce przepis ten był dotychczas niezwykle rzadko stosowany. Powoływanie się na opisane okoliczności również dotyczy co do zasady umów zawartych przed okresem, gdy pandemia stała się pewną oczywistością (tj. utraciła cechę nieprzewidywalności, o której wprost mówi przepis).
3. Wystąpienie COVID-19 może być także źródłem niemożliwości świadczenia, o którym mowa w art. 495 KC. Zgodnie z tym przepisem w wypadku tzw. niemożliwości świadczenia wskutek okoliczności, za które żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności (a takim wypadkiem mogą być ograniczenia wynikające z pandemii), strony nie mogą wzajemnie oczekiwać jego spełnienia. Co ważne, w przypadku, kiedy jakieś świadczenia już zostały wykonane przez jedną stronę, np. poprzez płatność zaliczki, to strona, która ją otrzymała, jest zobowiązana do jej zwrotu według przepisów o tzw. bezpodstawnym wzbogaceniu.
4. W związku z koniecznością rozliczenia się stron na podstawie regulacji dotyczących bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405-409 KC) zwracana kwota może jednak zostać teoretycznie pomniejszona o kwoty racjonalnych kosztów poniesionych przez kontrahenta, o ile dobra nabyte na skutek poniesienia tych kosztów nie mogą zostać wykorzystane przez ten podmioty w inny sposób.
WAŻNE!
Aby skutecznie dochodzić swoich praw na podstawie wymienionych wyżej przepisów, trzeba pamiętać, że konieczne jest dokumentowanie wszelkich istotnych dla nas okoliczności.
Taka pula dowodów na pewno będzie nie tylko niezwykle przydatna w razie sporu sądowego. Wiedza o istnieniu takiego materiału dowodowego może również pozytywnie wpłynąć na decyzję naszego kontrahenta o pozasądowej (dobrowolnej i w ramach negocjacji) zmianie umowy.
Czy zatem warto od razu wnosić pozew do sądu, by dochodzić swoich praw? Na tak zadane pytanie należy udzielić negatywnej odpowiedzi. W pierwszej kolejności trzeba dążyć do renegocjacji umowy w ramach konsensusu stron. W takim wypadku świadomość siły swoich argumentów i istnienia przepisów prawnych opisanych powyżej niewątpliwie będzie bardzo pomocna w negocjacjach.
podstawa prawna: Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 1740)
